Trello en el flujo de trabajo BIM

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Trello – BIM

Hoy os voy a hablar de Trello. Un gestor de tareas que a los de Espacio BIM nos está resultando de gran utilidad para nuestro trabajo en BIM.

Quizás muchos ya la conocéis. Pero sé que aún hay gente que no tiene ni idea de su existencia. Es más, igual hasta desconocen la existencia de este tipo de aplicaciones -por supuesto, Trello no es el único gestor de tareas-.

A modo de introducción, podría decirse que Trello es la versión 2.0 de los post-it.

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta de colaboración que organiza tus proyectos en tableros. Es decir, que gracias a Trello, podrás saber cuáles son las tareas que se llevan a cabo, quién trabaja en una tarea determinada y cuál es el estado de un proceso.

Basado en la filosofía o sistema kanban* para el registro de actividades con tarjetas virtuales, organiza tareas, permite agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Digamos que los elementos principales en Trello, ordenados jerárquicamente serían:

  1. Trello
  2. Equipos
  3. Tableros
  4. Listas
  5. Tarjetas

* El término Kanban -del japonés ‘tarjetas visuales o virtuales‘-, se aplica al uso de tarjetas testigo que permiten controlar un flujo de trabajo. Inicialmente se utilizaba para controlar la fabricación de los productos en la cantidad y tiempo necesarios. Las tarjetas actúan de testigo del proceso de producción.

02. Equipos

Representa el grupo de personas -miembros- que participan en un flujo de trabajo determinado y que van a estar en comunicación y colaboración permanente mediante este gestor.

Es el modo de ubicar en un único lugar toda la información que ese grupo de personas necesita para su trabajo.

Es posible crear varios grupos en función de las necesidades. En cualquier caso, conviene tener en cuenta que se trata de una herramienta que favorece la colaboración. Así que, en la medida de lo posible, conviene ser ‘abierto’ a la hora de crear los grupos.

03. Tableros

Es el siguiente nivel en la jerarquía. Un tablero puede corresponder por ejemplo a una determinada disciplina: gestión, cursos, proyectos, consultoría, web.

En definitiva, puedes crear tantos tableros como quieras para agrupar las tareas según las necesidades del flujo de trabajo.

Cada tablero se organiza en listas.

TABLERO-TRELLO-BIM

04. Listas

Dentro de cada tablero se crean las listas. Como su propio nombre indica, representan un listado de las tareas que se generan.

Cada lista contiene un conjunto de tarjetas.

LISTA-TRELLO-BIM

05. Tarjetas

Son el elemento básico en Trello. Una tarjeta representa una tarea determinada. Tendrás tantas tarjetas como tareas, organizadas según convenga en: listas > tableros > equipos.
TARJETA-TRELLO-BIM

Flujo de trabajo con Trello

El flujo de trabajo con Trello es 100% dinámico. Se crean, eliminan, archivan, mueven, etc. las tareas a medida que se va trabajando. Y todo ello implica un flujo continuo de información a los miembros del equipo. Cada cambio que se realiza genera un aviso para todos los miembros.

Por supuesto, todos las personas del equipo pueden crear, eliminar, archivar, mover, etc. No es función de una única persona, sino de todas. 100% colaboración.

Algo que en mi opinión es muy interesante es que queda registrado todo lo que se hace en Trello. De modo que en todo momento se puede saber la evolución de las tareas. Tanto las actuales como las futuras y las pasadas.

Herramientas útiles

  1. Buscador
  2. Muy útil. Te permite buscar y encontrar una tarjeta/tarea determinada utilizando palabras que estén incluidas en dicha tarjeta.

  3. Mensajería
  4. Una herramienta muy útil que incluye el gestor es la mensajería interna. Es tan fácil como escribir ‘@nombre de usuario’ del miembro, seguido del mensaje que quiere enviarse directamente a ese miembro, en una tarjeta. En cuestión de milisegundos la persona a la que va dirigido el mensaje recibe la alerta correspondiente.

  5. Etiquetas
  6. Se trata de un código de colores personalizable que puedes utilizar para organizar las tarjetas en función por ejemplo del tipo de tarea, prioridad, periodicidad, etc.

  7. Checklist
  8. Una herramienta muy útil para gestionar una tarea es un checklist. Es decir, una lista de cosas a hacer que puedes ir clicando a medida que las vas haciendo. De este modo puedes seguir un orden y evitas olvidos. En la tarjeta se indica además el porcentaje de elementos de esa lista que ya has realizado.

  9. Power-up
  10. No son una herramienta incluida directamente en Trello, sino una especie de plugin que puedes instalar en Trello y que amplía las posibilidades del gestor.

    En nuestro caso, la que tenemos instalada es la power-up Vencimiento. Se trata de un alarma que se puede añadir a cada tarjeta y que te avisa de cuándo está programada la finalización de esa tarea.

    * Es importante que sepas que, aunque Trello es gratis, las power-ups son de pago. Lo bueno es que la primera es gratis. Será las siguientes que quieras instalar las que deberás pagar. Así que, piensa bien cuál te interesa más.

  11. Adjunto
  12. Además del texto que escribes en una tarjeta, puedes adjuntar archivos: documentos, imágenes, vídeos, links, etc.

TRELLO-ORGANIZACIÓN-BIM

Todo lo que os he contado está muy bien. Y aún hay mucho más. Pero lo que es imprescindible tener en cuenta antes de nada es que la herramienta no es milagrosa. Es un gestor de tareas, pero somos nosotros los que le decimos cómo gestionar cuando creamos los equipos, tableros, listas, tareas, asignamos etiquetas, etc.

En definitiva, antes de nada, conviene pensar muy bien cómo queremos organizarlo. Y, como viene siendo habitual, incluso es prácticamente obligatorio estandarizar su uso. Al fin y al cabo se trata de un grupo de personas trabajando al unísono en la aplicación. Si no quieres que esto se convierta en la torre de Babel, estandariza el flujo de trabajo en Trello.

Trello-Revit

Por supuesto, Trello puede utilizarse con Revit para organizar el flujo de trabajo en un proyecto.

Pero eso lo dejo para otro post. Quién sabe….quizás, la próxima semana.

 

Ya sé que lo he dicho en otras ocasiones, pero no me importa repetirlo: una de las cosas que me gustan de BIM, y que es también un pilar en Trello, es el trabajo colaborativo. Imprescindible, por cierto. Y por eso, es algo que en Espacio BIM queremos mostrar. Si estás interesado en aprender los flujos de trabajo colaborativo en la metodología BIM -entre otras cosas-, nuestro Curso Profesional de Revit® On-line es tu solución.

Os dejo aquí el link a la web de Trello, por si queréis echarle un vistazo o incluso instalarlo: TRELLO.

 
Nos leemos la semana que viene,
Agustín Sánchez Ortega